Le contexte actuel lié à l’épidémie du coronavirus nous oblige à nous adapter sur le plan personnel mais aussi professionnel. Nous devons apprendre pour certains à nous adapter au télétravail dans des conditions qui ne sont pas propices. Nous faisons face à un emploi du temps parfois allégé grâce au gain de temps sur les trajets. Cependant, la charge mentale du contexte génère, quoi qu’il en soit, de la fatigue intellectuelle et émotionnelle. Dans cet article, je vous propose 5 pistes pour la soulager et optimiser votre efficacité en télétravail.
1) Identifier LA priorité de la journée
Ce conseil vaut, bien sûr, tout le temps mais il est encore plus précieux actuellement. Parfois la tentation de remettre une tâche qui nous ennuie à plus tard même si elle est primordiale est souvent grande. C’est encore plus vrai s’il s’agit de travail de fond, important mais pas forcément urgent. Pour pallier au risque de se laisser engloutir par un tsunami de petites actions urgentes mais pas importantes, une stratégie s’impose :
- Identifiez LA priorité de la journée. Celle qui vous permettra de vous sentir plus serein(e) une fois qu’elle sera accomplie ou au moins débutée.
- Bloquez un créneau ou plusieurs si nécessaire dans votre agenda pour l’accomplir. Une tâche prend le temps qu’on lui accorde. Essayez de prévoir large sur le temps à lui consacrer tout en restant dans un laps de temps « challengeant ».
- Idéalement, accomplissez la ou débutez la le matin, avant même de regarder vos emails. Ainsi, votre cerveau est frais et votre volonté, qui n’est malheureusement pas inépuisable, est encore élevée.
- Planifiez une récompense immédiate une fois qu’elle est accomplie. Cela peut être une pause pour décompresser avec 5 minutes en mouvement par exemple. Si vous voulez continuer à travailler, pourquoi ne pas lancer votre chanson préférée en fond sonore ?
2) Structurer son temps pour plus d’efficacité en télétravail
Le fait de devoir travailler de chez vous va bousculer vos repères. Plus de café avec les collègues préférés comme signal au cerveau d’une imminente mise en action. Structurer votre temps vous aidera également à y voir plus clair :
- Identifiez votre objectif principal pour la semaine à venir. Prenez un moment pour vous imaginer une fois cet objectif réalisé pour augmenter votre motivation.
- Découpez-le en sous-objectifs qui représenteront les paliers pour y parvenir. Ensuite, listez les actions concrètes à accomplir pour atteindre ces sous-objectifs.
- Pour chaque action, estimez le temps nécessaire et bloquez un créneau dédié dans votre agenda de la semaine. Notez au fur et à mesure de leur accomplissement le temps réel passé pour mieux comprendre l’utilisation de votre temps.
- Groupez les tâches similaires autant que possible : lecture et réponse aux emails, coups de fil ou travail de fond
- Gardez au minimum 20% de votre temps disponible pour les imprévus. Cela permet que votre planning reste réaliste et ne vous décourage pas au premier coup d’oeil.
- Instaurez une routine, même très simple, pour cadrer votre journée. Programmez des pauses régulières, une activité plaisir avant et/ou votre journée de travail. Un créneau en fin de journée pour faire le point comme une procédure de clôture est bénéfice. Il vous éclairera sur votre fonctionnement et les optimisations potentielles de votre organisation.
3) Optimiser son environnement de télétravail
On rencontre souvent plus de difficultés pour préserver sa motivation et sa concentration chez soi. Optimiser son environnement permet de mettre toutes les chances de son côté pour contrer la dispersion naturelle de notre mental.
- Créez, autant que possible, un coin dédié au télétravail même si vous n’avez pas de pièce pour vous servir de bureau. Regroupez-y tout ce dont vous aurez besoin pour travailler pour ne pas avoir à faire des aller-retours dans d’autres pièces. Cela évite d’être tenté de faire la vaisselle du petit déjeuner en passant devant l’évier par exemple (oui, je parle d’expérience ^^)
- Résistez à l’envie de travailler en pyjama. Tout comme il est déconseillé d’amener des objets connectés dans la chambre à coucher, si vous travaillez en pyjama, votre cerveau va avoir du mal à comprendre qu’il doit être en mode productivité. Cela n’empêche pas une tenue confortable, on est d’accord. Identifiez les détails qui font tilt pour vous. Pour moi, porter des chaussures m’aide beaucoup (ne me jugez pas !)
- Réduisez les sources de déconcentration en désactivant le maximum de notifications sur votre téléphone et votre ordinateur. Autant que possible, bloquez des créneaux pour le travail de fond où vous communiquerez sur votre indisponibilité temporaire à vos collègues/votre hiérarchie si nécessaire.
- Gardez près de vous un carnet de notes ou une application pour y écrire les tâches que vous voulez/devez faire plus tard et qui apparaissent en mode « pop up ». Ainsi vous libérez votre cerveau de la crainte d’oublier et vous pourrez remettre votre focus rapidement sur la tâche en cours.
4) Garder du lien malgré la distance
Tout comme il est utile de dédier des créneaux pour du travail qui demande de la concentration, des moments dédiés à la communication directe permettent d’augmenter l’efficacité. Ils aident aussi à se sentir moins isolés, surtout au moment où j’écris cet article où vous êtes peut être déjà seul chez vous depuis plusieurs jours.
- L’écrit peut être sujet à interprétation. Avant de formaliser ou si vous voyez que l’incompréhension s’installe avec votre interlocuteur, privilégiez avec lui un échange de vive voix direct idéalement. Les notes vocales peuvent aussi être un moyen de gagner en clarté des 2 côtés de manière asynchrones.
- Identifiez les moments les plus propices pour vous et planifiez autant que possible ces échanges en temps réel avec vos interlocuteurs en les groupant.
- SI vous travaillez en télétravail la majorité du temps, pourquoi ne pas prévoir aussi des échanges informels lors de pauses pour resserrer le lien et mieux connaitre vos interlocuteurs ?
5) Penser à se récompenser
Si vous avez lu mon guide 5 étapes pour une routine matinale efficace, vous avez conscience à quel point l’association d’une action positive à une récompense permet de mieux l’ancrer dans notre cerveau. Ainsi, on sollicite moins notre motivation en créant un automatisme dans notre circuit neuronal. Cela peut être un bon repas en fin de journée ou une activité de loisirs. Pour les plus gros objectifs, vous pouvez envisager une récompense plus exceptionnelle comme la participation à un atelier ou une nouvelle activité par exemple.
Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour plus d’efficacité en télétravail ?
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