Todoist est mon application préférée pour gérer ma liste de tâches à faire. J’en ai testé plusieurs, c’est la seule que j’ai gardée et que j’utilise quotidiennement. Après une « période d’essai » de plus d’un an, je partage les 5 raisons pour lesquelles je l’ai choisie pour m’aider à sauver mon cerveau de l’implosion.

1/ L’interface de Todoist est facile à utiliser et esthétique

LE critère essentiel à mes yeux d’un outil d’organisation va être sa facilité d’utilisation. Aucune envie de me sentir comme une poule qui aurait trouvé un couteau (expression de 1976, non ?) au moment de commencer à me servir de ce type d’outil. Je suis OK avec l’idée de dédier du temps à la prise en main mais pas avec celle que ça se compte en jours entiers !

Avec Todoist, il est possible d’approfondir pour pousser les fonctionnalités, si on le souhaite, mais aussi de commencer à l’utiliser rapidement pour noter et hiérarchiser les tâches.

J’apprécie aussi que l’interface de Todoist soit jolie (à mon goût !) minimaliste et esthétique ce qui me permet de garder l’esprit clair.

On retrouve 3 grandes catégories :

  • « boite de réception » qui regroupe toutes les tâches qui ne sont pas attibuées à un projet (je développe ce point plus bas)
  • « aujourd’hui » qui donne accès uniquement aux tâches du jour
  • « prochainement » qui permet d’afficher les uns en dessous des autres les jours suivants avec une ligne de calendrier hebdomadaire en haut et un lien cliquable « aujourd’hui »

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Enfin, l’application Todoist existe sur ordinateur et sur mobile. Même si cela devient de plus en plus courant, c’est une caractéristique indispensable à mes yeux. Ma liste de tâches à faire se synchronise entre mon MacBook et mon téléphone pour y avoir accès à tout moment de la journée et où que je me trouve.

2/Les tâches peuvent être priorisées, triées et hiérarchisées

Les choses sérieuses commencent ! Lister ses tâches c’est un bon début pour soulager la charge mentale. Cependant, le but d’utiliser ce type d’application plutôt qu’une simple application de notes est de les hiérarchiser pour pouvoir passer à l’action efficacement.

Un gros plus rouge en bas à droite ouvre une fenêtre dans laquelle vous pourrez indiquer :

  • l’intitulé de la tâche et des sous-tâches associées
  • son échéance et sa récurrence si nécessaire
  • son degré de priorité qui la fera remonter plus ou moins haut dans la liste du jour avec 4 « niveaux » disponibles
  • le projet/la famille à laquelle la tâche appartient (limite de 80 en version gratuite)
  • le collaborateur en action si vous travaillez en équipe (limite de 5 en version gratuite)

Un de ses grands atouts est l’aspect intuitif pour indiquer la date. Si vous voulez la programmer au vendredi suivant, par exemple, vous n’avez qu’à taper « VEN » et l’application comprend immédiatement.

Il est possible aussi de ne pas rentrer de date. Cela enverra les tâches vers la boite de réception qui peut donc être utilisée comme « boite à idées ». Attention à n’y mettre que des tâches non urgentes et avec un degré d’importance relativement faible.

Je ne me sers pas du classement par famille/projet. Cependant, cette fonction est bien utile pour l’organisation d’un événement par exemple ou si vous faites de la gestion de projet dans le cadre de votre vie professionnelle.

Le combo échéance/niveau de priorité me permet de bien organiser ma charge. Il agit comme la matrice d’Enseinhower, cet outil qui permet d’évaluer le niveau d’importance et d’urgence dont je vous parlais dans mon article « Charge mentale : 4 étapes simples pour l’alléger ».

3/ La possibilité de se challenger sur le nombre de tâches à accomplir par jour  

Là, je vais prendre le contre-pied des conseils qu’on peut trouver régulièrement en productivité en vous invitant à vous challenger en limitant le nombre de tâches à accomplir par jour.

Pourquoi ? Cela vous amènera à être plus réaliste et efficace en vous permettant de :

  • Planifier vos tâches sur plusieurs jours
  • Prioriser en évaluant l’urgence et l’importance
  • Prendre soin de votre volonté en ne reportant pas constamment des tâches

Bien sûr, ce nombre de tâches est à ajuster après quelques tests pour trouver où vous pouvez mettre l’objectif pour vous motiver sans créer le sentiment d’être débordé et découragé.

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4/ Une version premium de Todoist pour aller plus loin

Au moment de ma souscription, j’ai eu accès à la version premium payante pendant quelques mois. Comme je le fais la plupart du temps avec ce type d’abonnement, j’avais désactivé le renouvellement automatique pour me laisser le choix de garder ou non cette version. J’ai mis plusieurs semaines avant de m’apercevoir que j’étais repassée en version basique donc, clairement, pour l’usage que j’en fais, la version premium n’est pas indispensable.

Cependant, j’ai listé les principales fonctions supplémentaires de la version payante pour que vous puissiez juger pour vous. Elle vous permettra de :

  • programmer des rappels sous forme de SMS, emails ou notification à un horaire ou sur un lieu donné
  • attribuer des étiquettes aux tâches pour un tri encore plus poussé
  • ajouter des commentaires et des pièces jointes à votre tâche
  • créer des modèles pour les tâches récurrentes
  • accéder à un journal de productivité qui peut être filtré par projet ou par collaborateur si vous l’utilisez en équipe
  • bénéficier d’une sauvegarde automatique de vos données

La version premium coûte, au moment où je rédige cet article, 36€ avec un paiement annuel et 48€ avec un paiement mensuel.

5/ Todoist intègre désormais une vue sous forme de « tableaux »

Todoist vient concurrencer les applications de gestion de projets telles que Trello en proposant à présent aussi une vue sous forme de « tableau de bord ». Ils sont constitués de plusieurs colonnes dans lesquelles se glissent des cartes avec les tâches. Cette vue est particulièrement utile pour les projets qui durent dans le temps et/ou impliquent plusieurs collaborateurs. En effet, elle permet de suivre l’avancement en créant, par exemple, 3 colonnes inspirées de la méthode Kanban : « à faire », « en cours », « terminé ».

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La force de l’application Todoist est aussi de s’adapter à l’utilisation que vous voulez en faire au fil du temps. Vous pouvez débuter en mode  basique (comme moi qui m’en sers pour vider mon cerveau et organiser la réalisation de mes tâches) puis évoluer ensuite vers une utilisation poussée (comme de la gestion de projet en collaboration).

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